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PROCEDIMIENTO
Diagnóstico para la Formulación del Plan institucional de Capacitación PIC
Versión 1
Código PSI-ATH-PR-030
Proceso Administración del Talento Humano Estado Vigente
1. OBJETIVO
Identificar las necesidades de formación y capacitación de los funcionarios de la Administración Central y Entidades Descentralizadas, conforme con el manual de funciones, competencias, grados y especialidades de cada cargo. Debe ser actualizado anualmente, de acuerdo a las necesidades detectadas y a la evaluación realizada por cada una de las dependencias y Entidades Descentralizadas, el fin de mejorar el desempeño laboral y el crecimiento personal, además de cumplir con la misión y el desarrollo de los proyectos institucionales. 
2. ALCANCE
El PIC se elabora de acuerdo a los lineamientos vigentes brindados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y va dirigido a todos los funcionarios de la Administración Municipal.

Inicia desde la detección de necesidades de formación por cada una de las dependencias, y finaliza midiendo la eficacia de este; buscando el fortalecimiento y desarrollo de las capacidades y competencias de sus servidores, bajo criterios de equidad e igualdad en el acceso a la capacitación de acuerdo con el Plan Nacional de Formación y Capacitación 2020-2030. 
3. RESPONSABLE
Jefe de oficina
4. CONDICIONES GENERALES
Plan Nacional de Capacitación  
5. DEFINICIONES
5.1. Aprendizaje basado en problemas: Es la estrategia que establece el aprendizaje a través de cuestionamientos de la realidad laboral cotidiana, con énfasis en los aspectos que los servidores deben saber, investigar, proponer o ejercitar para mejorar su desempeño, el de sus compañeros y el logro de los objetivos de la dependencia o entidad.  
5.2. CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación para el trabajo y el desarrollo humano como a la educación informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.  
5.3. Capacitación informal:: Es el conocimiento libre y espontáneo proveniente de personas, entidades, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.  
5.4. Capacitación informal:: Es el conocimiento libre y espontáneo proveniente de personas, entidades, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.  
5.5. COMPETENCIA: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).  
5.6. Diagnóstico de Necesidades: Documento que se realiza con distintos insumos institucionales (prioridades asociadas al plan nacional de desarrollo, lineamientos de la alta dirección, análisis de resultados de la capacitación y formación del año anterior e identificación de problemas reales y potenciales usando la metodología de proyectos de aprendizaje en equipo propuesta por el DAFP entre otros) y permite establecer las necesidades de capacitación de los servidores de la entidad, es el insumo principal para elaborar el PIC.  
5.7. PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.  
5.8. PROGRAMA DE REINDUCCIÓN: Es un proceso dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos a cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos (DECRETO LEY 1567 DE 1998).  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Decreto Ley 1567 de agosto 5/1998, por medio del cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

Ley 909 de septiembre 23/2004, Por medio del cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 1064 de 2006, por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación. para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.

Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de Función Pública.

Decreto 1083 de 2015 artículos 2.2.4.6 y 2.2.4.7. (Decreto 2539 de 2005), por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las Entidades a las cuales se aplican los Decretos-Ley 770 y 785 de 2005.

Ley 1960 de 2019, Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de
1998 y se dictan otras disposiciones.

Resolución 104 de 2020, Por la cual se actualiza el Plan Nacional de Formación y capacitación expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Diagnosticar los requerimientos de fortalecimiento de competencias de los funcionarios de la administración central y descentralizados de la Alcaldía de Manizales, teniendo en cuenta: Prioridades asociadas al Plan de Desarrollo, Lineamientos de la Alta Dirección, Provisión de recursos presupuestales, Evaluaciones de desempeño y Acuerdos de
Gestión, Resultados de auditorías, Normatividad vigente y aplicable a la entidad, Análisis de resultados de la capacitación y formación del año anterior, Identificación de problemas reales y potenciales  
- Jefe de oficina
- Funcionarios Administración Central
- Funcionarios Entidades Descentralizadas
- Comisión de Personal 
- entrevista diagnóstica para la formulación y/o actualización del plan institucional de capacitación
Documento diagnóstico con todos los anexos, correos electrónicos 
Durante el primer bimestre de cada período de una nueva Administración, la Unidad de Gestión Humana y la Oficina de Formación y Capacitación, consultará a cada dependencia a través del correo electrónico, acerca de las necesidades específicas en materia de formación y capacitación, conforme con el manual de funciones, competencias, grados y especialidades de cada cargo. Debe ser actualizado cada año, de acuerdo a las nuevas necesidades detectadas y a la evaluación realizada por cada una de las Dependencias y Entidades Descentralizadas.  
Formulación PIC: Debe contener Lineamientos conceptuales y lineamientos pedagógicos

-
 
- Jefe de oficina
- Funcionarios Administración Central
- Funcionarios Entidades Descentralizadas 

Documentos
 
La Jefe de Oficina debe tener en cuenta estos lineamientos de ley como son:
-Profesionalización en el empleo público

-Enfoque de la formación basada en Competencias

-La Educación Basada en Problemas:

-Aprendizaje en Equipo
 
Contenido del Plan institucional de Capacitación   - Jefe de oficina
- Funcionarios Administración Central
- Funcionarios Entidades Descentralizadas 

Documentos, anexos utilizados 
De conformidad al Decreto Municipal 0491 del 2023, Reglamento de Formación y capacitación, el PIC debe contener:
Objetivos
Resultados del diagnóstico, evaluación de necesidades
Población va dirigida la capacitación (por niveles Jerárquicos)
Metodología
Duración
Recursos en inversión aproximada
Evaluación y Seguimiento
 
Elaborar el Plan Institucional de Capacitación - PIC. el cual debe estar publicado antes del 31 de enero de cada vigencia.

Presentar al
 
- Jefe de oficina 
Acta Comité Institucional de desempeño, cronograma, publicación  
El jefe de Oficina, elabora el PIC de conformidad a los requerimientos de Ley y lo debe poner a consideración del Comité Institucional de gestión y desempeño para aprobación. Posteriormente elabora el cronograma de ejecución del mismo.

Inclusión en el Plan de Adquisición de Bienes y Servicios Institucional de las actividades de capacitación que requieren ser contratadas.
 
Ejecución del PIC - Plan Institucional de Capacitación

 
- Jefe de oficina 
Documento PIC 
La definición de capacitación y su cobertura está descrita en el artículo tercero del Decreto 491 del 26 de octubre de 2023 Reglamento de Formación y Capacitación y podrá realizarse de dos maneras:

Directamente: Mediante la programación, organización y ejecución de eventos académicos de acuerdo con la disponibilidad y recursos físicos, financieros y del personal contratado que impartirá la capacitación programada.

Indirectamente: Mediante los cursos y demás eventos de carácter académico, organizados y ejecutados por las instituciones o agremiaciones que por su reconocida exper!encia, especialidad y trayectoria docente, pueden capacitar de acuerdo con los programas definidos en el PIC.
 
Determinar los beneficiarios  - Jefe de oficina 
Documento PIC 
La Jefe de Oficina le brindará participación o acceso a los programas de capacitación determinados en el Plan, a todos los funcionarios pertenecientes a la planta de cargos de la Administración Central y Entidades Descentralizadas, conforme al convenio vigente. 
Garantizar el cumplimiento de las obligaciones de los funcionarios  - Jefe de oficina
- Secretarios de Despacho 

Documentos, Actas de reuniones. reportes, evaluación del desempeño 
Los Jefes de Oficina, lideres de programa, proyecto y Secretarios de despacho verificarán y en caso de incumplimiento deberán informar, siguiendo el debido proceso:
1. Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de su dependencia.
2. Asistir a las actividades de capacitación para las cuales haya sido seleccionado o haya realizado la previa inscripción a través de la plataforma establecida para tal fin.
3. Realizar un proceso de retroalimentación con los colaboradores que no asistieron a la capacitación y dejarlo evidenciado en un acta que debe ser enviada a la Oficina de Formación y Capacitación o quien haga sus veces, cuando el empleador lo requiera,
4. Aplicar los conocimientos y habilidades adquiridas para contribuir con el mejoramiento de la prestación del servicio institucional.
5. Servir de agente capacitador cuando se requiera.
6. Subir a la plataforma de la Alcaldía, la información académica permanentemente con el fin de mantenerla actualizada.
7. Dar respuesta al formato de evaluación de la capacitación, al día siguiente de ser recibida.

PARÁGRAFO: En caso de inasistencia sin debida justificación a los programas de capacitación para los cuales hayan sido seleccionados, el(los) funcionario(s) deberá(n) cancelar el 100% del valor correspondiente y si es gratuito, no podrán solicitar ni recibir ninguna capacitación en los próximos seis meses

 
Sensibilizar sobre el Desarrollo de Competencias y fortalecimiento de habilidades y destrezas.
Motivar a los servidores públicos de la entidad para que participen activamente en los procesos de aprendizaje en el desarrollo de competencias 
- Jefe de oficina  - inducción a funcionarios en el puesto de trabajo
- inducción y reinducción de personal
Documentos , Registros 
Notas internas, circulares, documento página,Internet 
Evaluación y Seguimiento a los eventos de capacitación  - Jefe de oficina 
Formatos diseñados para esta actividad 
Esta fase permite mirar, en primera instancia el impacto de la formación y capacitación en los funcionarios; en segundo lugar posibilita medir los resultados organizacionales y por último sirve como retroalimentación para realizar los ajustes necesarios.
La evaluación de la capacitación no es una etapa al final de la ejecución del plan, sino que es una acción que acompaña el diseño, la ejecución y los resultados del PIC.
 
Evaluación del impacto de la capacitación en los funcionarios   - Jefe de oficina  - realización y evaluación de los procesos de formación y capacitación
Formatos o instrumento tecnológico designado para ello.  
Nos permite medir los resultados finales en la organización obtenidos como consecuencia de la asistencia de los funcionarios a los diversos cursos, seminarios, talleres, diplomados o congresos de formación. Semestralmente se
presentara un informe. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 11/Dic/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 11/Dic/2023

 
Nombre: Claudia Villegas Hauss
Cargo: Jefe de Oficina
Fecha: 12/Dic/2023